Vystavování zálohových dokladů na zakázku

1 Potřebné verze modulů. 1

2 Potřebná nastavení 1

2.1 Obecná nastavení programu. 1

2.2 Nastavení v modulu Podvojné účetnictví 4

3 Práce s rozšířeným formulářem pro zápis zálohových dokladů na zakázku. 4

3.1 Zápis zálohového dokladu. 5

3.2 Storno (dobropis) zálohového dokladu. 5

3.3 Tisk zálohového dokladu. 8

3.4 Odeslání zálohového dokladu elektronickou poštou zákazníkovi 8

1 Potřebné verze modulů

ServisW.exe verze 106.1008.1019 nebo vyšší

Sestava _zakdokl.frx ze dne 6.9.2010 nebo novější

2 Potřebná nastavení

2.1 Obecná nastavení programu

Nastavení zálohových dokladů je v obecných nastaveních programu věnována samostatná záložka:

Poznámky k nastavení:

· Aby bylo možné vystavovat i jiné než jen hotovostní zálohy, musí být zatržena předvolba . Stávající instalace mají tuto předvolbu po provedení upgrade modulu AutoServis na verzi obsahující popisovanou funkci NEzatrženou, aby uživatelé nebyli zaskočeni neočekávanou změnou formuláře pro zápis zálohových dokladů. Nové instalace mají tuto předvolbu zatrženou, aby byl již od počátku školen a používán rozšířený formulář.

· Není-li ovšem vystavování jiných zálohových dokladů než hotovostních v obecném nastavení programu povoleno, pak lze i v rozšířeném formuláři vystavovat pouze hotovostní zálohy. Rozšířený formulář tak plně nahrazuje formulář stávající.

· Máte-li více provozoven, je viditelné tlačítko . Přes něj můžete pro každý typ zálohového dokladu a na každé provozovně určit, zda má mít společnou dokladovou řadu s hlavní provozovnou anebo má mít dokladovou řadu vlastní (viz obr. níže). Vlastní dokladovou řadu vyberete klepnutím na tlačítko . Tím se zviditelní tlačítko , kterým lze – v případě potřeby – znovu nastavit společnou řadu s hlavní provozovnou. Výchozím nastavením jsou společné dokladové řady s hlavní provozovnou.

2.2 Nastavení v modulu Podvojné účetnictví

Týká se autoservisů, které splňují některou z následujících podmínek:

· Plnohodnotně využívají modul Podvojné účetnictví (tj. mimo jiné zpracovávají Přiznání k DPH, Rozvahu, Výsledovku atd.)

· Přenášejí účetní data zapsaná systémem Caris do vlastního účetního softwaru.

· Zpracovávají v modulu Podvojné účetnictví / Fakturace sestavy neuhrazených pohledávek.

Doporučujeme:

· Níže popsané nastavení svěřte firmě Teas (technická podpora modulu Podvojné účetnictví).

Postup:

Nastavují se údaje v číselníku 202 import – Kontace hlaviček (v menu Účetnictví / Číselníky):

· Sloupce id aplikace, název operace a kód operace jsou pevně stanoveny a tyto je třeba zapsat stejně jako na obrázku.

· Do sloupce řada faktur se uvádí kód řady dle číselníku 201. Pro kódy operací 91-94 bylo mělo jít o kód druh faktur zálohové (Z). Pro kódy operací 95-96 o druh proforma (R).

· Dále se doplní účet pokladny (dle číselníku 101), kód DPH základní sazby (dle číselníku 13), kód DPH snížené sazby (také dle číselníku 13) a v neposlední řadě i účet zálohy (324xxx dle účetní osnovy).

3 Práce s rozšířeným formulářem pro zápis zálohových dokladů na zakázku

3.1 Zápis zálohového dokladu

Postup:

1. Vyplňte zadávací pole v horní (barevně odlišené) části formuláře a klepněte na tlačítko . Program vytvoří požadovaný zálohový doklad a nabídne jeho tisk.

Poznámky:

· Nabízí se vždy jen ty formy úhrady, které jsou povoleny v obecných nastaveních programu na záložce „Zálohy“.

· Při výběru formy úhrady „převodem“ se jako typ dokladu přednostně nabízí „Výzva k platbě“ (je-li tvorba výzev k platbě povolena). Výzva k platbě se NEUVÁDÍ v závěrečném vyúčtování zakázky a její hodnota NENÍ odpočítávána od ceny zakázky – doklad slouží jako informace (pokyny k platbě) pro zákazníka a také jako informace pro vás, že na zakázku je požadována záloha a že čekáte na obdržení platby. Jestliže v modulu Podvojné účetnictví spárujete příchozí platbu s konkrétním dokladem typu „výzva k platbě“, modul automaticky nabídne vytvoření zálohového dokladu. Pokud modul Podvojné účetnictví nevyužíváte, po obdržení platby musíte související zálohový doklad vytvořit (v právě popisovaném formuláři) ručně. Vytvořený zálohový doklad se považuje za uhrazený.

· Při formě úhrady „převodem“ nezapomeňte zvolit správný účet (máte-li jich více), při formě úhrady „hotově“ správnou pokladnu. Nabízí se vždy jen pokladny, které odpovídají zvolené měně a do kterých máte jako uživatel právo zápisu.

· Zvolíte-li formu úhrady „kartou“, program se řídí systémovým nastavením provedeným ve Správci aplikací Teas, které určuje, zda se má platba kartou zapisovat do pohledávek anebo do pokladny. Podle toho se pak program chová jako při formě úhrady „převodem“ (uživatel vybírá účet) anebo jako při formě úhrady „hotově“ (uživatel vybírá pokladnu).

· Zvolíte-li jinou než tuzemskou měnu, zviditelní se tlačítko , pomocí kterého můžete zkontrolovat a případně upravit nastavený kurz měny. Pokud v obecných nastaveních programu není povoleno vystavování dokladů v cizí měně, jinou než tuzemskou měnu zvolit nelze.

2. Program rovněž vytvoří PDF dokument obsahující právě vzniklý zálohový doklad a archivuje ho.

· Klepnutím na tlačítko v seznamu dokladů lze PDF dokument kdykoli zobrazit.

· Klepnutím na tlačítko lze PDF dokument odeslat elektronickou poštou zákazníkovi. Více informací je v kapitole Odeslání zálohového dokladu elektronickou poštou zákazníkovi.

3.2 Storno (dobropis) zálohového dokladu

Postup:

1. Nastavte se v seznamu na doklad, který chcete stornovat (dobropisovat) a klepněte na tlačítko .

2. Odpovězte na kontrolní dotaz:

3. Je-li původním dokladem doklad hrazený převodem nebo výzva k platbě, program se zeptá:

Poznámky:

· Výzva k platbě není nikdy uváděna v závěrečném vyúčtování zakázky. Je-li tedy stornována, část vysvětlivky „• Odpovíte-li ‚Ano‘,...“ se s ohledem na tuto skutečnost mírně liší.

· Pokud se rozhodnete oba doklady ponechat na zakázce (odpovíte „Ano“), jejich dodatečné zrušení ze zakázky je možné pouze z modulu Podvojné účetnictví.

4. Program vytvoří požadovaný storno doklad (dobropis) a nabídne jeho tisk.

Mezi storno dokladem a dobropisem se program rozhoduje podle následujících kritérií:

· Hotovostní zálohy:

o Program vytvoří storno pokladního dokladu.

· Zálohy hrazené převodem:

o Byl-li původní doklad vystaven v tomto účetním období (měsíci) a nebyl dosud ani částečně uhrazen, program vystaví storno doklad.

o Byl-li původní doklad vystaven v tomto účetním období (měsíci) a je již alespoň částečně uhrazen, program se řídí nastavením provedeným v obecných nastaveních programu:

- Je-li nastavena možnost „doklad dobropisovat“, program vystaví dobropis

- Je-li nastavena možnost „nepovolit dobropis...“, program odmítne pokračovat ve vystavování dobropisu a zobrazí hlášku:

- Je-li nastavena možnost „uživatel rozhodne...“, pak je uživatel na své rozhodnutí dotázán:

o Byl-li původní doklad vystaven v jiném účetním období (měsíci) program vystaví dobropis.

· Výzva k platbě:

o Program vždy vytvoří storno doklad.

· Zálohy hrazené platební kartou:

o Je-li ve Správci aplikací Teas nastaveno, že se má platba kartou zapisovat do pohledávek, program se chová stejně jako u záloh hrazených převodem

o Je-li ve Správci aplikací Teas nastaveno, že se má platba kartou zapisovat do pokladny, program se chová stejně jako u hotovostních záloh

Poznámky:

· Stojíte-li v seznamu na dokladu, který již má vystaveno storno nebo dobropis anebo sám je storno dokladem či dobropisem, tlačítko není aktivní. K takovému dokladu již nelze vystavit storno ani dobropis.

3.3 Tisk zálohového dokladu

Zálohový doklad lze vytisknout následujícími způsoby:

· Ihned po vystavení, kdy program jeho tisk rovnou nabídne – klepněte na tlačítko .

· Kdykoli potom: v seznamu dokladů najeďte na požadovaný doklad a klepněte na tlačítko .

· A nebo: na řádku s požadovaným dokladem v seznamu dokladů klepněte na tlačítko . Zobrazí se PDF dokument obsahující dotyčný doklad, který můžete vytisknout pomocí funkce tisku v rámci spuštěného prohlížeče Adobe Reader.

3.4 Odeslání zálohového dokladu elektronickou poštou zákazníkovi

Postup:

1. V seznamu dokladů najeďte na požadovaný doklad a klepněte na tlačítko . Pozor, tlačítko je přístupné pouze tehdy, je-li v kontaktech na zákazníka zadána alespoň jedna e-mailová adresa.

2. Zvolte požadovanou e-mailovou adresu a klepněte na tlačítko .

Poznámky:

· E-mailová zpráva s dokladem má předvyplněn předmět („Doklad název souboru PDF“) a text zprávy („Viz přiložený soubor“). Přejete-li si přednastavit jiné texty, klepněte na tlačítko a požadované texty si zde zadejte. Toto nastavení si provádí každý uživatel zvlášť.