Manuál k programu

ÚSCHOVNA PNEUMATIK

V modulu naleznete tyto funkce:

evidence zákazníků a vozidel pneuservisu s možností třídění a rychlého vyhledání konkrétního vozidla nebo zákazníka
provázanost s databází zákazníků a vozidel evidovaných v rámci celého systému Caris
možnost zaslání e-mailu nebo SMS zprávy zákazníkovi přímo z programu (odesílání SMS je zvlášť zpoplatněno)
jednoduchý a efektivní postup při provádění skladových operací (příjem pneu do úschovy, výdej uschovaných pneu, oprava údajů o pneu apod.)
evidence údaje o umístění pneu ve skladu
automatický tisk dokladu o příjmu pneu do úschovy, dokladu o výdeji uschovaných pneu, možnost dodatečného tisku těchto dokladů
tisk popisných štítků na jednotlivé pneu
možnost vyřazení pneu z evidence
evidence každého skladového pohybu – eviduje se datum a přesný čas, druh pohybu, jméno uživatele, který pohyb provedl a jméno osoby zastupující zákazníka
výběry z evidence uskladněných i vydaných pneu podle různých kritérií, tisk seznamu vybraných pneu, lze využít např. pro inventuru okamžitého stavu skladu pneu, apod.

OBSAH

ÚSCHOVNA PNEUMATIK.. 1

OBSAH.. 2

1. Spuštění programu. 3

2. Nastavení systému. 4

3. Zákazníci 7

4. Příjem pneumatik do úschovy. 10

5. Výdej pneumatik z úschovy. 13

6. Oprava údajů v uložených pneumatikách. 13

7. Zrušení pneumatik. 14

8. Obnovení zrušené pneumatiky. 14

1. Spuštění programu

1.1. Na ploše Windows najdeme ikonu . Klepnutím na tuto ikonu se otevře Zavaděč aplikací.

1.1.1. Program spustíme klepnutím na tlačítko .

1.1.2. Pro přihlášení do programu zadáme přidělené uživatelské jméno a uživatelské heslo. Máme-li demoverzi, jako uživatelské jméno zadáme DEMO a heslo ponecháme prázdné.

1.1.1. Tlačítkem , se program se otevře v hlavním okně „Úschovny pneumatik“ (viz.titulní strana).

1.2. Spustit program „Úschovna pneumatik“ můžeme i přímo z programu „AutoServis“:

1.3. Další možností vstupu do Úschovny pneu z programu AutoServis je klepnout na tlačítko přímo na kartě zakázky. Modré prosvícení tohoto tlačítka znamená, že vozidlo, na které je zakázka vypsaná, má v úschovně pneu uloženy pneumatiky (identifikuje se podle RZ/SPZ). Vstoupíme-li do programu Úschovna pneu přímo z karty zakázky, automaticky se zde vyhledá sada (resp. sady) pneu náležící tomuto vozidlu.

2. Nastavení systému

Program ÚSCHOVNA PNEUMATIK je nejdříve nutno nastavit. Po spuštění programu se nám otevře základní obrazovka "Sklad pneu"(viz titulní strana).

V levém spodním rohu nalezneme tlačítko a .

2.1. Tlačítko . Nejdříve nastavíme uživatelská práva. Začínáme těmi administrátorskými a poctivě si pročteme a nastavíme každého uživatele tohoto programu. Vyvarujeme se tím spoustě dalších problémů s funkčností programu u jednotlivých uživatelů.

2.1.1. V levé části je seznam uživatelů a v pravé další informace o nich. Tlačítkem

se nám otevře karta uživatele. Zadáme údaje o uživateli. Můžeme mu nastavit vstupní heslo do programu. Administrátor znamená, že má práva na vše. Ostatním uživatelům na pravé straně najdeme Úschovnu pneu a zašktávací políčko označíme. Konec zadávání karty uživatele potvrdíme tlačítkem .

2.1.2. Jestliže je Úschovna pneumatik dalším modulem k AutoServisu, máme některé uživatele zaevidovány. Stačí na již evidovaného uživatele kliknout, tím označíme řádek a přejdeme na tlačítko . Otevře se nám vyplněná karta uživatele. Na pravé straně najdeme zaškrtávací tlačítko Úschovna pneu, označíme a potvrdíme tlačítkem .

2.1.3. Přejdeme na tlačítko práva úschovna pneu a projdeme si všechna zaškrtávací

políčka. Nastavíme každého uživatele dle potřeby. Tlačítkem potvrdíme.

2.1.4. Kliknutím na tlačítko uživatele vyřadíme označený řádek uživatele z evidence uživatelů. Na vyřazené uživatele se můžeme podívat odznačením zaškrtávacího políčka vlevo nahoře „pouze aktivní záznamy“.

2.1.5. Tlačítkem se vrátíme zpět do hlavního okna.

2.2. Tlačítko . Zadáváme číselnou řadu pro příjem pneumatik na sklad a další řadu výdej pneumatik ze skladu.

2.2.1. Klepnutím na tlačítko vstoupíme na seznam existujících dokladových řad. Najdeme-li tu správnou dokladovou řadu, označíme ji kliknutím na příslušný řádek a potvrdíme tlačítkem .

2.2.2. Nenachází-li se v poskytnutém výběru požadovaná dokladová řada, založíme novou.

2.3. Nastavení nové číselné řady dokladu: klepneme na tlačítko , zadáme název a typ řady, délku čísla. Můžete zvolit, zda má mít číslo předčíslí (např. rok). Tlačítkem potvrdíme.

2.4. Pod tlačítkem si volíme rozměry popisných štítků (pokud je používáte na nalepení na pneumatiky, či označení v regálu). Po nastavení potvrdíme tlačítkem .

2.5. Pod tlačítkem máme možnost upravit seznam všech značek pneumatik použitých v programu.

2.5.1. Vložení nové značky: klepněte na tlačítko , tím se do seznamu přidá nový řádek. Na klávesnici začněte psát název přidávané značky. Ten se automaticky vepíše do nově přidaného řádku, který se abecedně zatřídí mezi ostatní.

2.5.2. Oprava názvu existující značky: klepněte na řádek se značkou, jejíž název chcete upravit. Do řádku vepište požadovaný název.

2.5.3. Zrušení existující značky: klepněte na řádek se značkou, kterou chcete zrušit. Klepněte na tlačítko .

2.5.4. Máte-li v seznamu značek pneu provedeny všechny požadované změny, klepnutím na tlačítko formulář opustíte.

2.6. Máme možnost nastavení zhuštěného formátu tisku štítků na pneu. Normální formát vyžaduje výšku štítku nejméně 93 mm, zhuštěný 72 mm.

2.7. Celé nastavení potvrdíme tlačítkem a vrátíme se zpět do hlavního okna.

3. Zákazníci

3.1. Nejčastější a nejrychlejší vyhledání zákazníka se provádí pomocí vyhledávacího filtru pod oknem seznamu zákazníků. Zaškrtávací políčko nalezne všechny záznamy, které obsahují zadané znaky. Není-li políčko zaškrtnuto, program vyhledává první znaky v řádku, jak jsou zapsány. (Podle SPZ se zákazník vyhledává nejčastěji). Tlačítkem filtr zrušíme.

3.2. Nepoužíváme-li mimo Úschovny pneu žádné jiné aplikace systému Caris, přeskočíme bod 3.2.

3.2.1. Jestliže jsme hledali zákazníka v seznamu Úschovny pneu a nenašli, po kliknutí na tlačítko se otevře okno "Evidence zákazníků". Zde se nám seznam plní i z ostatních programů systému Caris, pro které je společný. (Např. hledali jsme zákazníka se jménem Novák. V evidenci úschovny není, otevřením okna evidence zákazníků Carisu program vyhledá prvního Nováka nebo jméno nejbližší). Vyhledávací filtr je obdobný.

Pod tlačítkem se nám otevře roletka s výběrem možností, podle kterých lze zákazníka vyhledávat. Je-li zákazník vyhledán a označen, klepnutím na příslušný řádek potvrdíme výběr tlačítkem .

3.3. Zadání nového zákazníka: klepnutím na tlačítko vstoupíme do okna "Evidence zákazníků".

Tlačítkem si otevřeme okno "Karta zákazníka".

3.3.1. První si musíme zvolit (vlevo nahoře) právní formu zákazníka, a to rozkliknutím příslušné roletky a klepnutím na správnou volbu.

3.3.2. Jako další povinný údaj (bez kterého nás program nepustí dál), je u všech právních forem zapsání příjmení (u firem se jedná o příjmení kontaktní osoby). Ostatní údaje se vyplňují podle zvyklostí uživatele programu. Čím víc údajů (adresa, firma, IČO…) a kontaktů (telefon, email…) si k zákazníkovi zapíšete, tím lépe pro váš pozdější případný kontakt.

3.3.3. U každého zákazníka můžete mít evidováno více kontaktů .

Tlačítko vám umožní založit nové jméno i všechny další údaje. (Např. s vozem přijede manželka nebo zaměstnanec - možnost kontaktu přímo na tohoto člověka atd.).

Tento jiný kontakt pak můžete vybrat v hlavním okně rozkliknutím hlavního kontaktu (pokud je další kontakt uveden na kartě zákazníka).

3.3.4. Po vyplnění kartu uložíme tlačítkem . Zákazník je označen, výběr potvrdíme tlačítkem .

3.4. Může se nám stát (z různých důvodů), že zákazníka s vozidlem omylem zadáme 2x. Označíme si řádek se zákazníkem, kterého chceme zrušit a tlačítkem provedeme vymazání. Pokračujeme v tabulce tlačítkem .

3.5. Volba nám zviditelní zrušený řádek. Označením tohoto zrušeného řádku.

a kliknutím na tlačítko vrátíme záznam zpět do seznamu aktivních zákazníků a vozidel.

4. Příjem pneumatik do úschovy

4.1. Máme zákazníka nalezeného v hlavním okně "Sklad pneu".

Byl–li zákazník v minulosti našim klientem a nezakládali jsme jej nově, máme v databázi již nějaké sady pneumatik zaevidovány . Zkontrolujeme, zda sadu pneumatik, kterou zákazník chce uschovat, již evidovánu nemáme. Pokud ano, klepnutím na jednu z pneumatik tuto sadu označíme.

Tlačítkem otevřeme okno s již předvyplněnými pneumatikami. Zkontrolujeme a opravíme údaje. Vyplníme políčko umístění ve sladu (toto umístění se tiskne ve všech dokumentech). Potvrdíme tlačítkem , otevře se okno pro tisk dokladu (tisk viz bod 9.) a nechceme-li tisknout doklad, tlačítkem tisku ukončíme příjem. Program se otevře zpět v hlavním okně.

4.1.1. Možnost vyprázdnit rozbalovací seznam rozměru ráfku a rozměru pneu. Tato funkce je pro uložení samostatných ráfků. Provádí se klikem pravého tlačítka myši na příslušné políčko.

4.2. Nově přijímaná sada. Nebyla-li sada v minulosti uložena, tlačítko nám otevře okno

"Skladová operace".

4.2.1. V horní části máme možnost ještě doplnit, opravit, vybrat (po klepnutí na tužku) údaje o kontaktní osobě (viz bod 4.2.2.), se kterou budete komunikovat v souvislosti s touto sadou pneumatik a která bude uvedena v protokolu o příjmu (resp. výdeji) pneu. V případě potřeby můžeme opravit údaje o vozidle, případně přijímanou sadu převést na jiné vozidlo tohoto zákazníka (viz. bod 10). Tyto údaje se tisknou na předávacím protokolu.

4.2.2. Výběr kontaktní osoby pro tuto sadu pneu provedeme pomocí kolonek „Předal“ a „Telefon“ v horní části formuláře. . Do kolonek lze uvedené údaje vepsat přímo, což je rychlejší, lépe je však využívat společnou evidenci zákazníků systému Caris. Pokud kontakty zadáme do ní, můžeme je v budoucnu kdykoli využít nejen v Úschovně pneu, ale v kterémkoli jiném programu v rámci Carisu. Klepnutím na tlačítko s tužkou za kolonkou „Telefon“ se zobrazí seznam všech kontaktů na příslušného zákazníka:

4.2.3. V rozbalovacím seznamu „Kontakt“ vybereme požadovanou kontaktní osobu. Pokud není zavedena, klepnutím na tlačítko vstoupíme na kartu zákazníka a postupujeme podle (bodu 3.3.3.). V rámci vybrané kontaktní osoby zvolíme (klepnutím) požadované spojení (tj. konkrétní telefonní číslo). Tlačítkem výběr kontaktní osoby a spojení potvrdíme a vrátíme se zpět do formuláře „Příjem pneu do skladu“.

4.3. Klikneme na příslušný počet pneumatik, které chce zákazník uložit.

Hodnoty, které vyplníme v tomto řádku, se automaticky vyplňují ve všech řádcích ukládaných pneumatik. Slouží nám k urychlení práce se zadáváním.

Údaje u jednotlivých pneu již jen doplníme, opravíme nevyhovující a případně dopíšeme text do poznámky pod řádkem, která se tiskne do předávacího protokolu. Potvrdíme tlačítkem , otevře se okno pro tisk dokladu (tisk viz bod 9.) a nechceme-li tisknout doklad, tlačítkem tisku ukončíme příjem pneumatik. Program se otevře zpět v hlavním okně.

5. Výdej pneumatik z úschovy

5.1. V hlavním okně vyhledáme zákazníka. Kliknutím na jeho řádek označím zákazníka, zobrazí se nám všechny jeho pneumatiky.

5.2. V okně uskladněných pneumatik nejdeme sadu k výdeji, klepnutím na jednu z pneumatik tuto sadu označíme. Sady jsou číslované.

5.3. Tlačítkem otevřeme okno s již předvyplněnými pneumatikami. Zkontrolujeme údaje.

5.4. Nechceme-li vydat všechny pneumatiky (např. z důvodu rušení pneumatiky, delšího uložení apod.), stačí klepnutím na zelenou faječku odznačit tento řádek ve výdeji. Pneumatika nám zůstává dál na skladě.

5.5. V horní části máme možnost ještě doplnit, opravit, vybrat (po klepnutí na tužku) údaje o kontaktní osobě (viz bod 4.2.2.), nebo o vozidle (viz. bod 10.). Všechny tyto údaje se tisknou na předávacím protokolu.

5.6. Potvrdíme tlačítkem , otevře se okno pro tisk dokladu (tisk viz bod 9.) a nechceme-li tisknout doklad, tlačítkem tisku ukončíme výdej pneumatik. Program se otevře zpět v hlavním okně.

6. Oprava údajů v uložených pneumatikách

6.1. V hlavním okně vyhledáme zákazníka, u kterého chceme provést změny. Označením zákazníka,se nám zobrazí všechny jeho pneumatiky.

6.2. V okně uskladněných pneumatik najdeme sadu, ve které chceme provést opravu. Klepnutím na jednu z pneumatik tuto sadu označíme. Sady jsou očíslované.

6.3. Tlačítkem otevřeme okno s již předvyplněnými pneumatikami. Zkontrolujeme a opravíme údaje. Opravovat můžeme vše, jako např. při přijmu nebo výdeji pneumatik.

6.4. Možnost vyprázdnit rozbalovací seznam rozměru ráfku a rozměru pneu. Tato funkce je pro uložení samostatných ráfků. Provádí se klikem pravého tlačítka myši na příslušné políčko.

6.5. Všechny změny nakonec potvrdíme tlačítkem .

7. Zrušení pneumatik

7.1. Potřebujeme pneumatiku zrušit, vyřadit z evidence (např. z důvodu poškození). V hlavním okně vyhledáme zákazníka, u kterého chceme provést zrušení pneumatiky. Klepnutím na zákazníka se nám zobrazí všechny jeho pneumatiky.

7.2. Klepnutím na příslušný řádek označíme pneumatiku, která má být zrušena.

7.3. Tlačítkem otevřeme okno s již předvyplněnou pneumatikou. V případě rušení celé sady rušíme každou pneumatiku samostatně.

7.4. Zrušení pneumatiky potvrdíme tlačítkem . Program se otevře zpět a hlavním okně.

8. Obnovení zrušené pneumatiky

8.1. Může se stát, že pneumatika byla zrušena omylem. V hlavním okně vyhledáme zákazníka, u kterého chceme provést obnovení zrušené pneumatiky.

8.2. Vedle nápisu je zaškrtávací políčko, které je potřeba zaškrtnout. Tím se nám v okně zobrazí i všechny zrušené pneumatiky. Označíme zrušenou pneumatiku klepnutím na její řádek.

8.3. V pravém dolní rohu máme tlačítko , které se zviditelní pouze najetím na řádek se zrušenou pneumatikou. Tímto tlačítkem otevřeme okno s již předvyplněnou pneumatikou.

8.4. Obnovení pneumatiky potvrdíme tlačítkem . Program se otevře zpět v hlavním okně.

9. Tisky

9.1. Tiskneme „DOKLAD O PŘÍJMU PNEU K USKLADNĚNÍ“ nebo „DOKLAD O VÝDEJI PNEU“. Nastavení tisku se provádí v nastavení programu (viz bod 2.2.)

Toto okno se nám otevře pokaždé, když potvrdíme příjem, nebo výdej pneumatik. Mimo vlastního tisku zde máme možnost doklady exportovat do formátu .DOC, .XLS, .PDF, .HTML apod. Je-li vše v pořádku, potvrdíme tisk tlačítkem . Program se otevře zpět v hlavním okně.

9.1.1. Pokud tisknout nechceme, tlačítkem tisk ukončíme a program se otevře zpět v hlavním okně.

9.1.2. V hlavním okně si můžeme tlačítkem doklad vytisknout dodatečně. (Musíme si vyhledat zákazníka a sadu pneumatik, kterou chceme vytisknout a označit ji).

9.2. Tiskneme „POPISNÉ ŠTÍTKY“. Tlačítko v hlavním okně nám otevře stejný formulář tisku jako v bodě 9.1. Používáme-li popisné štítky pro uskladnění pneumatik, máme možnost si je kdykoliv vytisknout. (Musíme si vyhledat zákazníka a sadu pneumatik, kterou chceme vytisknout a označit ji).

9.2.1. Nastavení vzhledu, velikosti popisných štítků provádíme v nastavení (viz bod 2.4.) V nastavení máme možnost si určit .

9.2.2. Tisk popisných štítků potvrdíme tl. . Program se otevře zpět v hlavním okně.

10. Vozidlo

Po zadání nového nebo výběru stávajícího zákazníka (bod 3.) přiřadíme k sadě pneu vozidlo.

10.1. Jestliže za tlačítkem máme prázdná okénka, nemá zákazník zatím ke svému jménu přiřazeno žádné vozidlo. Údaje o vozidle můžeme přímo vepsat do příslušných kolonek , což je rychlejší, lépe je však využívat společnou evidenci vozidel systému Caris. Pokud vozidlo zadáme do ní, můžeme ho v budoucnu kdykoli využít nejen v Úschovně pneu, ale v kterémkoli jiném programu v rámci Carisu (viz dále).

10.2. Má-li zákazník přiřazen automobil , máme možnost výběru dvou tlačítek. Toto tlačítko nám slouží ke změně chybných údajů na vozidle, ke kterému máme zákazníka a sadu pneumatik přiřazenu. Opravenou chybu potvrdíme tl. .

10.3. Přes tlačítko se dostaneme na změnu vozidla, kde jsou zapsány všechny vozy k zákazníkovi. Může se stát, že zákazník tentokrát změnil automobil a údaj nesouhlasí. Můžeme vozidlo vyměnit najetím na příslušný řádek a tlačítkem potvrdíme výměnu.

10.4. Zde najdeme tlačítko . Kliknutím na něj se dostaneme na kartu vozidla. Je tu možnost zadání více informací k vozidlu a karta se stává součástí společné evidence vozidel systému Caris.

Vepíšeme-li údaje o vozidle pouze do kolonek RZ, Značka a Typ (viz malý obrázek výše), nedojde k založení karty vozidla do společné evidence vozidel Carisu - tyto údaje jsou dostupné pouze v rámci programu Úschovna pneu.

10.5. Na kartě vozidla vyplníme především RZ/SPZ, VIN kód a držitele vozidla (není-li uveden), ostatní údaje jsou na zvyklostech uživatele programu.

Tlačítkem kartu vozidla uložíme.

10.6. V hlavním okně programu Úschovna pneu se můžeme tlačítkem dostat na kartu vozidla. Není-li tlačítko prosvíceno, znamená to, že vozidlo bylo uvedeno zrychleným zápisem bez založení karty (bod 10.1.).

11. Výběry

11.1. Práce s výběry podle různých kritérií, tisk vybraných pneu v seznamu pneumatik.

Ve spodní časti hlavního okna klepněte na tlačítko . Tím se otevře "Seznam položek ve skladu pneumatik".

11.2. Ve spodní části okna zadáme podmínky pro výběr pneumatik ve skladu. Tlačítkem lze seznam vybraných pneu vytisknout. Tisk můžeme využít např. pro inventuru okamžitého stavu skladu pneu. Tlačítkem se vrátíme zpět do hlavního okna.

12. Závěr

Přejeme vám hodně úspěšných pracovních dní s našim programem.